Materi
kearsipan kelas X
Cara
Mengindeks Nama dan Memberi Kode dalam Sistem Abjad
Salah satu hal yang cukup rumit dalam pelaksanaan sistem abjad adalah mengindek nama, baik itu nama orang atau nama perusahaan. Pekerjaan ini betul-betul butuh kejelian dan ketelitian. Karena, jika salah mengindeks pasti akan salah memberikan kode; salah memberi kode, pasti salah menyimpan; salah menyimpan, berarti suratnya tak bakal ditemukan saat dibutuhkan, itu artinya suratnya hilang.
Banyak
sekali model nama orang di dunia ini, begitu juga nama perusahaan. Nama-nama
itu sangat unik, oleh karena itu menjadi rumit pada saat diindeks. Untuk itulah
dibutuhkan sebuah pedoman tentang cara mengindeks yang bisa dijadikan acuan.
Untuk lebih jelasnya bisa Anda lihat penjelasannya berikut ini.
1. Mengindeks nama orang Indonesia pada umumnya
1. Mengindeks nama orang Indonesia pada umumnya
Nama orang Indonesia yang tidak menggunakan
nama keluarga (marga) diindeks dengan menempat unit terakhir dari nama orang
tersebut. Contoh :
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT 3
|
KODE
|
Muhammad Junaidi
|
Junaidi
|
Muhammad
|
Ju
|
|
Iwan Setiawan
|
Setiawan
|
Iwan
|
Se
|
|
Tata Riau Saujana
|
Saujana
|
Tata
|
Riau
|
Sa
|
Badri Rindang Sa’ban
|
Sa’ban
|
Badri
|
Rindang
|
Sa
|
2. Nama orang Indonesia yang diikuti nama marga
Nama orang Indonesia yang mencantumkan nama
marga diutamakan nama marganya. Contoh:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT 3
|
KODE
|
Iwan Chaniago
|
Chaniago
|
Iwan
|
Ch
|
|
Martinus Sitohang
|
Sitohang
|
Martinus
|
Si
|
|
Kholo Nadah Siahaan
|
Siahaan
|
Kholo
|
Nadah
|
Si
|
Ronkenduru Situngkir
|
Situngkir
|
Ronkenduru
|
Si
|
|
Iwan Chaniago
|
Chaniago
|
Iwan
|
Ch
|
3. Nama singkatan yang tidak diketahui kepanjangannya
Jika nama yang diindeks mempergunakan singkatan yang tidak diketahui kepanjangan maka singkatan
tersebut diabaikan, dan tidak diambil sebagai kode. Contoh:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT 3
|
KODE
|
Muhammad Junaidi M.S.
|
Junaidi
|
Muhammad
|
M.S.
|
Ju
|
Gusti Arumsari M.
|
Arumsari
|
Gusti
|
M.
|
Ar.
|
Tw. Ismanto
|
Ismanto
|
Tw.
|
Is
|
|
Tutik W.
|
Tutik
|
W.
|
Tu.
|
|
Supini Sw.
|
Supini
|
Sw.
|
Su
|
4. Nama singkatan yang diketahui kepanjangannya
Apabila nama didahului atau disertai dengan nama singkatan dan singkatan itu diketahui kepanjangannya,
Apabila nama didahului atau disertai dengan nama singkatan dan singkatan itu diketahui kepanjangannya,
maka singkatan itu ditulis kepanjangannya dan diindeks menurut
ketentuan yang telah dikemukakan di atas.
Contoh:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT 3
|
KODE
|
B.J. Habibie
|
Habibie
|
Baharuddin
|
Jusuf
|
Ha
|
Muhammad Zein M.
|
Maadap
|
Muhammad
|
Zein
|
Wi
|
A. Dharma
|
Dharma
|
Agus
|
Dh
|
|
Umar S.
|
Sutoyo
|
Umar
|
Su
|
|
A. Guefuri
|
Guefuri
|
Abdullah
|
Gu
|
5. Nama Gelar
Macam macam gelar
a. Gelar Kesarjanaan: Prof, Dr, dr, Ir, Drs, MA, MSi, SH, BA, Ph.D, dll.
b. Gelar Kepangkatan: Jenderal, Kapten, Mayor, Sersan, dll.
c. Gelar Keagamaan: Haji, Kyai Haji, Pastur, Pendeta, Biksu, Bedande, dll.
d. Gelar Kebangsawanan: GPH, RA, RR, Krt, Andi, Tubagus, dll.
e. Gelar Rumahtangga: Tn, Ny, Nn.
Gelar diindeks di belakang nama dengan diberi kurung. Contoh:
Macam macam gelar
a. Gelar Kesarjanaan: Prof, Dr, dr, Ir, Drs, MA, MSi, SH, BA, Ph.D, dll.
b. Gelar Kepangkatan: Jenderal, Kapten, Mayor, Sersan, dll.
c. Gelar Keagamaan: Haji, Kyai Haji, Pastur, Pendeta, Biksu, Bedande, dll.
d. Gelar Kebangsawanan: GPH, RA, RR, Krt, Andi, Tubagus, dll.
e. Gelar Rumahtangga: Tn, Ny, Nn.
Gelar diindeks di belakang nama dengan diberi kurung. Contoh:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT 3
|
KODE
|
Jend. Wijaya Kusuma
|
Kusuma
|
Wijaya
|
(Jend.)
|
Ku
|
Ir. Sinom Robyong
|
Robyong
|
Sinom
|
(Ir.)
|
Ro
|
KH. Sempono
|
Sempono
|
(K.H)
|
Se
|
|
R.A. Tilamsari
|
Tilamsari
|
(R.A)
|
Ti
|
|
Ny. Sombro
|
Sombro
|
(Ny)
|
So
|
6. Nama orang Eropa
Nama orang Eropa diindeks nama belakangnya, nama pertama, singkatan atau nama tengah. Contoh:
Nama orang Eropa diindeks nama belakangnya, nama pertama, singkatan atau nama tengah. Contoh:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT 3
|
KODE
|
John W. Beily
|
Beily
|
John
|
W.
|
Be
|
Thomas D. Franklin
|
Franklin
|
Thomas
|
D
|
Fr
|
Sue F. Brown
|
Brown
|
Sue
|
F
|
Br
|
George R. Terry
|
Terry
|
George
|
R
|
Te
|
Dr. Frank S. Anderson
|
Anderson
|
Frank
|
S (Dr.)
|
An
|
7. Nama orang yang memakai bin atau binti
Nama orang yang memakai bin atau binti diindeks dengan cara menjadikan bin atau binti sebagai satu
Nama orang yang memakai bin atau binti diindeks dengan cara menjadikan bin atau binti sebagai satu
kesatuan. Namun bin atau binti tersebut tidak diambil sebagai
kode. Contoh:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT 3
|
KODE
|
Elvydewita binti Nurbasri
|
Binti Nurbasri
|
Elvydewita
|
Nu
|
|
Iwan Setiawan bin Abdul Ghani
|
bin Abdul Gani
|
Iwan
|
Setiawan
|
Ab
|
Megat Ayub bin Megat Junet
|
bin Megat Junet
|
Megat
|
Ayub
|
Me
|
Yulia Oktaviani binti Nurbasi
|
Binti Nurbasri
|
Yulia
|
Oktaviani
|
Nu
|
8. Nama orang Eropa yang menggunakan kata
penghubung
Nama orang Eropa yang menggunakan kata penghubung diindeks sebagai satu kata/satu unit. Contoh:
Nama orang Eropa yang menggunakan kata penghubung diindeks sebagai satu kata/satu unit. Contoh:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT 3
|
KODE
|
Jenny Duft-Frank
|
Duft-Frank
|
Jenny
|
Du
|
|
Peter Smith-White
|
Smith-White
|
Peter
|
Sm
|
|
Jane Loper-Tiana
|
Loper-Tiana
|
Jane
|
Lo
|
9. Nama orang atau instansi bahasa Arab
Nama orang atau instansi bahasa arab yang biasanya menggunan awalan Al- diindeks dengan cara
Nama orang atau instansi bahasa arab yang biasanya menggunan awalan Al- diindeks dengan cara
menjadikan awalan sebagai satu kesatuan. Namun awalan tersebut
tidak diambil sebagai kode. Contoh:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT 3
|
KODE
|
Hikmi Al Fajri
|
Al Fajri
|
Hikmi
|
Faj
|
|
Masjid Al Hidayah
|
Al Hidayah
|
Masjid
|
Hi
|
|
Pondokan Al Furqon
|
Al Furqon
|
Pondokan
|
Fu
|
10. Nama orang Eropa yang diikuti dengan awalan
Nama orang Eropa yang menggunakan awalan A’, D’, De, Dela, Des, Di, Du, la, le, Mac, Van, dan Van der
Nama orang Eropa yang menggunakan awalan A’, D’, De, Dela, Des, Di, Du, la, le, Mac, Van, dan Van der
diindeks dengan cara menjadikan awalan sebagai satu kesatuan
dengan Surname/Family name (nama
keluarga), namun surname tersebut tidak diambil sebagai kode.
Contoh:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT 3
|
KODE
|
Henry Van Houten
|
Van Houten
|
Henry
|
Ho
|
|
Ferira O’Hara
|
O’Hara
|
Ferira
|
Ha
|
|
Sandro Da Lavenna
|
Da Lavenna
|
Sandro
|
La
|
|
Henry Mac Kenzie
|
Mac Kenzie
|
Henry
|
Ken
|
|
Mark Dela Kozwseva
|
Dela Kozwseva
|
Mark
|
Ko
|
11. Nama perusahaan
Nama perusahaan diindeks dari nama badan usaha/ perusahaan terlebih dahulu, kemudian badan
Nama perusahaan diindeks dari nama badan usaha/ perusahaan terlebih dahulu, kemudian badan
NAMA
|
UNIT
1
|
UNIT
2
|
KODE
|
Koperasi
Tegak
|
Tegak
|
Koperasi
|
Te
|
PT
Indocement
|
Indocement
|
Perseroan
Terbatas
|
In
|
CV
Buana Harta
|
Buana
Harta
|
Commanditer
Venootschap
|
Bu
|
Perum
Telkom
|
Telekomunikasi
|
Perusahaan
Umum
|
Te
|
PT
Jasa Marga
|
Jasa
Marga
|
Perseroan
Terbatas
|
Ja
|
hukumnya. Contoh:
12. Nama badan usaha yang menggunakan nama
orang
Pada badan usaha yang menggunakan nama orang, pengideksan dilakukan dengan menjadikan nama orang
Pada badan usaha yang menggunakan nama orang, pengideksan dilakukan dengan menjadikan nama orang
tersebut sebagai kata pengenal utama. Kemudian nama orang
tersebut diindeks sesuai dengan peraturan
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
KODE
|
Rumah
Sakit Fatmawati
|
Fatmawati
(Rumah Sakit)
|
Fa
|
|
Yayasan
Sudirman
|
Sudirman
(Yayasan)
|
Su
|
|
Universitas
Taruma Negara
|
Taruma
|
Negara (Universitas)
|
Ta
|
Toko
Obat Boike
|
Boike
|
Obat
(Toko)
|
Bo
|
Taman
Suropati
|
Suropati
|
Taman
|
Su
|
mengindeks nama orang. Contoh:
13. Nama perusahaan yang menggunakan angka
Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan angka, ditulis dengan abjad dan dijadikan sebagai tanda
Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan angka, ditulis dengan abjad dan dijadikan sebagai tanda
NAMA
|
UNIT
1
|
UNIT
2
|
KODE
|
Pabrik
Rokok 555
|
Triplefive
|
Rokok
(Pabrik)
|
Tr
|
Firma.
45
|
Empat-Lima
|
Firma
|
Em
|
PT.
Tiga Roda
|
Tiga
Roda
|
Perseroan
Terbatas
|
Ti
|
The
90 club
|
Ninety
|
Club The
|
Ni
|
Toko
Sepatu 55
|
Lima-lima
|
Sepatu
(Toko)
|
Li
|
pengenal utama. Contoh :
14. Nama perusahaan yang menggunakan singkatan
Nama perusahaan/Badan usaha yang menggunakan singkatan ditulis kepanjangannya terlebih dahulu, baru
Nama perusahaan/Badan usaha yang menggunakan singkatan ditulis kepanjangannya terlebih dahulu, baru
NAMA
|
UNIT
1
|
UNIT
2
|
KODE
|
CTC
|
Central
Trading
|
Company
|
Ce
|
PJKA
|
Kereta
Api
|
Perusahaan
Jawatan
|
Ke
|
KUD
|
Unit
Desa
|
Koperasi
|
Un
|
Perum
Telkom
|
Telekomunikasi
|
Perusahaan
Umum
|
Te
|
diindeks. Contoh:
NAMA
|
UNIT
1
|
UNIT
2
|
KODE
|
BRI
|
BRI
|
Rakyat,
Indonesia, Bank
|
Br
|
GIA
|
GIA
|
Garuda
Indonesia Airways
|
Gi
|
DPR
|
DPR
|
Perwakilan,
Rakyat, Dewan
|
Dp
|
PNI
|
PNI
|
Partai
Nasional Indonesia
|
Pn
|
15. Nama badan usaha jasa, niaga, dan badan sosial
kemasyarakatan yang menggunakan singkatan
Nama Badan Usaha jasa, niaga, dan badan sosial kemasyarakatan yang menggunakan singkatan boleh
Nama Badan Usaha jasa, niaga, dan badan sosial kemasyarakatan yang menggunakan singkatan boleh
diindeks dengan nama singkatannya. Contoh:
16. Nama perusahaan/badan usaha yang mempergunakan
kata depan atau kata penghubung
Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan kata penghubung seperti dari, pada, dan, & diletakkan
Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan kata penghubung seperti dari, pada, dan, & diletakkan
dalam tanda kurung mengikuti kata depannya. Contoh :
NAMA
|
UNIT
1
|
UNIT
2
|
KODE
|
|
Sudarpo
and Co
|
Sudarpo
(and)
|
Company
|
Perusahaan
|
Su
|
Fa.
Tanti dan Ranti
|
Tanti
(dan)
|
Ranti
|
Ta
|
|
Perusahaan
Kayu Kalimantan
|
Kalimantan
|
Perusahaan
|
Kayu
|
Ka
|
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT
3
|
KODE
|
Kedutaan
Besar Republik Dominika
|
Dominika
|
Republik
|
(Kedutaan Besar)
|
Do
|
Kedutaan
Besar Australia
|
Australia
|
(Kedutaan
Besar)
|
Au
|
|
Kedutaan Besar Kerajaan Brunai Darusalam
|
Brunai
Darusalam
|
Kerajaan
|
(Kedutaan
Besar)
|
Br
|
17. Nama kedutaan besar, nama negara
Nama kedutaan dan nama negara dijadikan sebagai kata tangkap utama. contoh:
Nama kedutaan dan nama negara dijadikan sebagai kata tangkap utama. contoh:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
KODE
|
Departemen Kehutanan
|
Kehutanan
|
Departemen
|
Ke
|
Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi
|
Pendidikan Tinggi
|
Direktoran Jenderal
|
Pe
|
Dinas Pekerjaan umum
|
Pekerjaan Umum
|
Dinas
|
Pe
|
Kantor Urusan Agama
|
Urusan Agama
|
Kantor
|
Ur
|
18. Nama instansi/badan pemerintah
Nama departemen, direktorat jenderal dan sejenisnya. Cara mengindeks:
Nama departemen, direktorat jenderal dan sejenisnya. Cara mengindeks:
19. Lembaga negara dan lembaga pemerintah
non-departemen
Cara Mengindeks:
Cara Mengindeks:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
UNIT
3
|
KODE
|
Badan
Kepegawaian Negara
|
Kepegawaian
|
Negara
|
Badan
|
Ke
|
Dewan
Perwakilan Rakyat
|
Perwakilan
|
Rakyat
|
Dewan
|
Pe
|
Dewan
Pertimbangan Agung
|
Pertimbangan
|
Agung
|
Dewan
|
Pe
|
20. Badan Pemerintah Daerah
Badan pemerintah diindeks dengan kata tangkap utama, yang menyangkut nama tempat, kota atau daerah,
diikuti bentuk atau tingkatnya. Contoh:
NAMA
|
UNIT 1
|
UNIT 2
|
KODE
|
Pemerintah
Daerah Tingkat I Riau
|
Riau
|
Pemerintah
Daerah Tingkat I
|
|
Kabupaten
Gunung Kidul
|
Gunung
Kidul
|
Kabupaten
|
Gu
|
Kecamatan
Kjarangmojo
|
Karangmojo
|
Kecamatan
|
Ka,
|
Kelurahan
Gedangrejo
|
Gedangrejo
|
Kelurahan
|
Ge
|
Rukun
Warga Ngangkruk
|
Ngangkruk
|
Rukun
Warga
|
Ng
|
0 Comments