Pemanfaatan Sarana dan Prasaran
Pemanfaatan
Sarana Prasarana
|
Peta Konsep
meliputi
Konsep
Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor
|
Praktik
Pemanfaatan Sarana dan Prasarana kantor
|
Pemanfaatan
Sarana dan Prasarana kantor
|
Pengaturan
kegiatan pemakaian serta pemanfaatan sarana dan Prasarana kantor
|
Petunujuk
dan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor
|
Prinsip
Pemanfaatan Sarana dan prasarana Kantor
|
Pengertian
Pemanfaatan Sarana dan Prasarana
|
Dokumen
Laporan Pemanfaatan sarana dan Prasarana Kantor
|
Penyampaian
laporan pemanfaatan sarana dan prasaran kantor
|
Mempersiapkan
pengelolaan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor (penerimaan barang supplies)
|
Pembuatan
dokumen laporan barang habis pakai
|
Teknik
penyusunan laporan pemanfaatan sarana dan prasarana
|
Jenis
jenis laporan tertulis pemanfaatan sarana dan prasarana kantor
|
A.
Konsep Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor
1.
Pengertian pemanfaatan Sarana dan prasarana
Menurut
kamus besar bahasa indonesia, pemakainan atau pemanfaatan diartikan sebagai
aktivitas atau pembuatan pemakai. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa
pemakaian atau pemanfaatan adalah kegiatan memakai suatu barang atau produk
untuk mencapai tujuan tertentu.
Pada
era modern serta globalisasi ini, tentu sudah banyak perusahaan yang memiliki
sarana dan prasarana kantor yang lengkap, sehingga sangat menunjang proses
produksi dalam suatu perusahaan. Akan tetapi, tidak sedikit yang berpendapat
bahwa tingkat kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana tidak dapat
dipertahankan secara terus temerus. Sementara itu, ketersediaan sarana dan
prasarana seringkali tidak secepat yang diharapkan. Oleh karena itu, diupayakan
pengelolaan pemakaian dan pemanfaatan sarana dan prasaran secara baik, agar
kualitas dan kuantitas sarana prasarana dapat dipertahankan dalam waktu yang
relatif lebih lama.
Beberapa
hal yang perlu dipertimbangkan dalam hal pemakain serta pemanfaatan sarana dan
prasarana kantor agar mendukung proses produktivitas dalam sebuah perusahaan,
yaitu sebagai berikut :
a.
Kesesuaian antara alat dengan tujuan perusahaan
b.
Tersedianya sarana dan prasarana penunjang
c.
Tujuan yang akan dicapai
d.
Jenis produk perusahaan
2.
Prinsip Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor
Terdapat
dua prinsip pemanfaatan sarana dan prasarana kantor yang harus diperhatikan,
yaitu sebagai berikut :
a.
Prinsip Efisiensi : prinsip efisiensi berarti dan semua pemakaian
sarana dan prasarana kantor harus dilakukan secara hemat dan hati-hati sehingga
semua perlengkapan yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang.
b.
Prinsip Efektivitas : prinsip efektivitas berarti semua pemakaian
sarana dan prasarana kantor di sebuah perusahaan harus ditujukan semata mata
dalam memperlancar pencapaian tujuan perusahaan, baik secara langsung maupun
tidak langsung.
Pada
perkantoran modern, administrasi sarana dan prasarana memegang teguh prinsip
efisiensi dan evektifitas dengan maksud untuk menghindari adanya pemborosan.
Pemborosan terjadi karena dua faktor, yaitu sebagai berikut.
- Sikap mental boros dapat terjadi
karena ketidak pedulian pada berfungsinya alat atau barang yang digunakan
pegawai.
- Kurangnya keterampilan pemborosan
sarana dan prasarana diakibatkan oleh kurangnya keterampilan dalm menyelesaikan
tugas. Adapun dalam melaksanakan tugasnya, para pegawai sering melakukan
kesalahan.
Berdasarkan
aspek pemanfaatanya, barang yang menjadi sarana dan prasarana kantor dibedakan
menjadi dua yaitu :
- Barang habis pakai
- Barang tidak habis pakai
3.
Petunujuk Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor
a.
Melaksanakan pengawasan dan pembinaan secara terus-temerus terhadap
kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor oleh personel perusahaan
b.
Melatih semua personel perusahaan untuk mengoprasikan dan merawat sarana
dan prasarana kantor sesuai dengan petunjuk teknis yang telah disesuaikan
c.
Memotivasi semua personel yang telah dilatih agar selalu
menggunakan sarana dan prasarana kantor
berdasarkan petunjuk teknis yang telah disediakan.
d.
Mengingatkan bagian pengadaan agar tidak lupa meminta petunjuk
teknis pemakaian kepada toko ataupun penjual ketika membeli peralatan dalam
perkantoran.
e.
Mengkaji dan memahami semua isi petunjuk teknis pemanfaatan serta
mendeskripsikan kembali dalam bentuk yang sekiranya lebih mudah dipahami semua
pihak yang akan menggunakan sarana dan prasaran kantor tersebut.
f.
Menyampaikan isi petunjuk yang telah di deskripsikan kepada semua
pihak atau personel perusahaan yang akan menggunakan sarana dan prasaran
kantor.
4.
Pengaturan kegiatan pemakaian serta pemanfaatan sarana dan prasaran
kantor
Sistem
pengaturan yang digunakan sebelum alat-alat kantor dapat dioperasikan disebut
dengan istilah pengaturan awal. Kegiatan pengaturan awal terdiri atas beberapa
langkah yaitu :
a.
Memberikan identitas pada alat, yaitu nomor inventaris dengan kode
tertentu untuk jenis tertentu.
b.
Pencatatan alat kedalam buku inventaris
c.
Penempatan alat kedalam ruang atu lemari yang sudah diberikan kode
tertentu.
Berkaitan
dengan pengaturan serta pemanfaatan sarana dan prasarana kantor maka sarana dan
prasarana dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu sebagai berikut :
- Alat alat langsung yang berkaitan
dengan produktivitas perusahaan seperti mesin kantor, perabot kantor, dan alat
komunikasi kantor.
- Alat alat tidak langsung yang berkaitan
dengan produktivitas perusahaan seperti bangunan perusahaan, meja, kursi, dan
kamar kecil.
5.
Pemanfaatan saran dan prasana kantor
a.
Banyaknya sarana dan prasarana
b.
Banyaknya ruangan dalam suatu perusahaan
c.
Banyaknya personel dalam suatu perusahaan
Adanya
penggunaan asas sentralisasi dan desentralisasi maka pengaturan pemanfaatan
sarana dan prasaran kantor dapat dilaksanakan dengan beberapa tatanan yaitu :
a.
Sarana dan prasarana untuk kegiatan produktivitas tertentu
b.
Sarana dan prasaran untuk menunjang beberapa kegiatan sekaligus
Pengaturan
sarana dan prasaran diantaranya :
- Sarana dan prasarana digunakan
secara bergantian
- Sarana dan prasaran disimpan dalam
ruangan tertentu. Personel perusahaan yang memiliki kepentingan atas alat
tertentuk akan datang keruangan tempat alat tersebut disimpan.
Ada beberapa
hal yang perlu diperhatikan dalam memanfaatkan sarana dan prasarana kantor
yaitu sebagai berikut :
1)
Hendaknya kegitan kegiatan pokok perusahaan merupakan prioritas
utama dalam memanfaatkan saran dan prasarana kantor.
2)
Waktu dan jadwal pemanfaatan hendak dilakukan dengan melihat
kalender produksi suatu perusahaan.
3)
Penugasan atau penunjukan
personel sesuai keahlian pada bidangnya agar pemanfaatan sarana dan
prasarana tidak cepat rusak.
6.
Praktik pemanfaatan sarana dan prasarana kantor
Ada
beberapa pemanfaatan sarana prasarana di kantor, yaitu meliputi pemanfaatan
peralatan atau perlengkapan kantor (ATK), pemanfaatan mesin mesin kantor,
pemanfaatan perabot kantor dan pemanfaatan alat komunikasi kantor.
a.
Pemanfaatan perlengkapan kantor atau alat tulis kantor
b.
Pemanfaatan mesin-mesin kantor
c.
Pemanfaatan perabot kantor
d.
Pemangaatan alat komunikasi kantor.
